В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

1. Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
2. Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
3. Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

1. Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
2. К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
3. Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
4. В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
5. Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

• если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
• если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%. Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора. Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

(электронная переписка)

Письмо-предложение о сотрудничестве

Subject: Предложение о сотрудничестве.
Data: 20.05.0216
From: [email protected]
To: [email protected]

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

С уважением,

Андреев Павел

Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх

Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг - региональный советник по международным программам страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.

Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

Будем рады Вас видеть!

С уважением,

Анна Симонова

Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

С уважением,

Вадим Татаренко

менеджер компании AIG

[email protected]

Письмо-просьба о контакте

Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:

Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: [email protected]

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Андрей Петров

Ответ на агрессивное письмо клиента

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

Письмо-отказ

Письмо клиента

Добрый день, Андрей!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

С уважением,

Директор по маркетингу

ЗАО «Пищепром»

Роман Петренко

Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]

Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента

Образец 2

Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: [email protected]
To: Петренко Иван

Уважаемый Иван Николаевич!

Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

С уважением,

Директор
ООО «Макулатура»

Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
[email protected]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш

Уважаемый Евгений!

Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!

К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.

На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
(В приложении см. копию данного оповещения).

Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Менеджер AIG

Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: [email protected]
To: Анна Колесникова

Уважаемая Анна!

От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.

Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!

Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.

Виды деловых писем

Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.

Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.

Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.

Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.

Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.

Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.

По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.

Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.

Структура

Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.

Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.

Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.

Основная часть . Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.

Ваши предложения . Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.

Итог . Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.

Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры

Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.

Письмо-обращение приведено ниже.

Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную - правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки - и подавно. Каковы же письма?

Что такое этикет

Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.

Культура письменной речи: общие характеристики

Конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого - свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:

• опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
• использование сложных синтаксических конструкций;
• закрепленный порядок слов в предложении;
• четкая структура текста;
• высокая грамотность.

Этикет деловых писем

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо - в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Специфика деловых отношений

Прежде чем говорить непосредственно об писем, следует понять, чем вообще отличаются что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив - вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций - можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.

Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.

Общие требования

Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, - это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.

Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.

Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций - такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения - исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго - профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.

Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.

Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном - английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.

Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.

Нюансы

У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть "шапка", приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.

Кстати, так называемое обрамление послания - начальные и завершающие фразы - именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).

Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение "сударь" или "сударыня": оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово "господин" или "госпожа" - утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.

Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение "Уважаемый" или "Уважаемый господин", но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам - особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения "Глубокоуважаемый" (еще вариант - "Высокоуважаемый").

Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как "Уважаемые коллеги" (в случае, если все адресаты - женщины, допускается написать "Уважаемые дамы", если же мужчины - то "Уважаемые господа"). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.

Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности - например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.

Электронное письмо: деловой этикет

Второй возможный вариант переписки - по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.

В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.

Размер электронного письма не должен быть слишком большим - как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом - так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».

Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.

Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток - не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении - подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.

Речевые формулы, или клише

Клише, речевые формулы, речевые штампы - как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:

• Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
• Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
• Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
• Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».

Золотые правила деловой переписки

Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

1. Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра - самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
2. Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее - никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит - вежливость и уважение).
3. Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.

Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.

1. Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
2. Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
3. Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.

Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их - невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.